Aprenda como fazer um controle de frotas excelente!

Ter o conhecimento necessário para fazer o controle de frotas é essencial para quem possui dois ou mais veículos. E algumas variáveis como traçar rotas, disponibilizar caminhões, lidar com motoristas e controlar combustível podem tornar essa tarefa muito complexa.

Pensando nisso, elaboramos um artigo que vai auxiliar você nesse acompanhamento, permitindo uma organização mais aprimorada e a obtenção de ganhos na qualidade do serviço que será entregue ao cliente.

Mostraremos passo a passo como mapear os veículos, os cuidados em relação à manutenção, como planejar os abastecimentos, a importância de treinar os motoristas e outros pontos que você tem que ficar atento na hora de se planejar. Continue a leitura para saber mais sobre controle de frotas!

CRIE UMA POLÍTICA DE CONTROLE DE FROTAS

Podemos dizer que a política de frotas é o alicerce da estrutura de gestão. Por meio dela é que o gestor pode formalizar todas as práticas para o uso dos veículos de maneira organizada e eficiente.

Isso permite à empresa e seus colaboradores seguirem uma diretriz de normas operacionais e estratégicas, otimizando os resultados na área e garantindo a boa utilização dos recursos por parte de todos os envolvidos.

Sendo assim, é fundamental investir no planejamento de um documento que formaliza essa política e deixar as equipes cientes das normas. Isso contribui para que os bens disponíveis sejam usados com responsabilidade.

Outro benefício da utilização da política de frotas está relacionado a questões jurídicas da empresa, o que possibilita uma segurança maior em relação a situações como:

• desvio de conduta por parte de algum colaborador;
• quebra das regras estabelecidas pela empresa;
• apuração de recebimento de multas.

FAÇA O MAPEAMENTO

Um passo importante para obter excelência na gestão da frota é realizar um mapeamento com eficiência. É a partir daí que será possível coletar as informações necessárias sobre todos os processos da operação, permitindo uma análise mais detalhada na hora de tomar as decisões.

O processo consiste em analisar o método de trabalho que será aplicado e, por meio dele, criar um “mapa” que represente esse planejamento. Nele, devem estar descritas as informações como área de atuação, veículos disponíveis e recursos necessários para a realização do trabalho.

O mapeamento auxilia também na identificação de problemas durante o trajeto, permitindo ao gestor descobrir as possíveis causas dos contratempos na operação e facilitando a criação de soluções para os problemas.

REALIZE UM CONTROLE DE PORTARIA

Fazer o controle de portaria é importante para obter precisamente os registros de entrada e saída de veículos nas dependências da empresa. Entre essas informações estão incluídas as datas e horários que essas atividades ocorrem, além das placas dos veículos e os dados do condutor responsável.

Mesmo parecendo uma atividade simples, esse processo pode contribuir para análises mais detalhadas e ser aliado a outros resultados, como horário de liberação da carga e fluxo de veículos em operação.

CUIDADOS COM A MANUTENÇÃO

Outro fator importante para realizar o controle com excelência é se antecipar aos possíveis problemas com os caminhões. Para isso, é imprescindível que o gestor tenha um programa de manutenção eficiente.

É de grande importância que as manutenções preventivas estejam em dia para não deixar você na mão durante a operação. Negligenciar esse fato pode trazer inúmeros prejuízos financeiros, tendo em vista que a manutenção corretiva é mais demorada e tem um custo mais elevado, se comparada à preventiva.

Porém, tenha cuidado e se organize para essas revisões serem feitas de maneira intercalada, de modo que você não fique sem opção de transporte disponível caso surja algum imprevisto.

PLANEJE OS ABASTECIMENTOS

Uma das grandes preocupações do gestor é reduzir os gastos com combustível. Para isso, é necessário realizar um bom planejamento de abastecimento, tomando as devidas precauções para obter essa economia sem abrir mão da segurança ou comprometer a qualidade do serviço.

Com isso — e a ajuda de ferramentas de gestão —, torna-se possível padronizar o consumo e programar ações corretivas que possibilitam a melhora no desempenho.

Outra opção é o investimento em tecnologias que otimizem o processo, fornecendo um panorama completo com estatísticas de consumo, o que permite a análise dos dados de forma automatizada e eficaz.

Além de poder acompanhar esses relatórios, o gestor passa a ter uma base mais sólida e confiável para tomar decisões e adotar melhorias.

TREINE SEUS MOTORISTAS

O sucesso desse planejamento passa pela preocupação que a empresa tem em qualificar seus funcionários. Investir na capacitação desses profissionais tem relação direta com os bons resultados.

Ofereça cursos profissionalizantes e de reciclagem aos colaboradores, além de sempre aconselhar seus motoristas a praticar a direção defensiva e tomar os devidos cuidados com o veículo

A empresa deve garantir também que todos os funcionários estejam familiarizados e alinhados com a Política de Gestão de Frotas e sejam orientados a seguirem as regras estabelecidas.

Preocupar-se com esses processos é primordial para garantir uma gestão qualificada e alcançar os resultados positivos. Não se esqueça que por trás de cada atividade sempre haverá um profissional responsável por uma parcela do sucesso da tarefa.

UTILIZE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

O uso da tecnologia pode facilitar muito as funções de análise de desempenho. Existe no mercado uma série de ferramentas que servem para potencializar e otimizar a gestão, entregando informações precisas e detalhadas durante o processo realizado.

Além de softwares de gestão, há também programas específicos que permitem a realização de outras funções, tais como:

• controle do gasto de combustível;
• desempenho dos veículos e motoristas;
• rastreamento da frota;
• custos operacionais e de manutenção.

Ao implementar esses sistemas, o gestor passa a ter uma visão ampla dos resultados e um acompanhamento mais completo das rotinas da frota. Além disso, é possível usufruir de um procedimento mais seguro na transferência de informações, por reunir esses dados em servidores, reduzindo o risco de extravio dos dados.

O controle de frotas é fundamental para garantir bons resultados e otimizar o uso dos veículos. Por meio dele, é possível obter ganhos operacionais e financeiros. Além disso, ele permite criar uma rotina de cuidados (como a manutenção preventiva) que aumenta a vida útil dos componentes e diminui a frequência necessária para reparos.

Fonte: Blog WLM Scania
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